Definisi SOP: Tujuan, Fungsi, Prinsip dan Manfaat

Apa itu SOP? Pemahaman SOP adalah dokumen yang memuat prosedur kerja yang harus dilakukan secara kronologis dan sistematis untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu untuk mendapatkan pekerjaan yang paling efektif.

Adapun memang penggunaan istilah SOP dalam bisnis, terutama yang terlibat dalam sektor industri, mungkin sudah tidak asing lagi. Prosedur operasi standar juga merupakan pedoman atau referensi untuk bekerja sesuai dengan fungsi dan alat untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan sesuai dengan prosedur kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang diterapkan di perusahaan.

Tujuan paling utama memang dari penerapan SOP ini adalah agar proses pelaksanaan pekerjaan dilakukan dengan sangat tertib, teratur, dan sistematis dari awal hingga akhir. Dengan SOP, kualitas kerja diharapkan menjadi lebih baik.

Baca juga : Definisi Statistik

Memahami SOP menurut para ahli

Beberapa ahli telah menjelaskan tentang arti SOP, termasuk:

Moekijat

Berdasarkan apa yang dikemukakan oleh Moekijat, pengertian dari SOP adalah sebuah urutan langkah-langkah (atau implementasi kerja), yang mana pekerjaan tersebut dapat dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, di mana melakukannya dan siapa yang melakukannya.

Sailendra

Menurut Sailendra, pemahaman tentang SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan bahwa kegiatan operasional suatu organisasi atau perusahaan berfungsi dengan lancar.

Tujuan SOP / Standar operasional prosedur

Pada umumnya memang tujuan dari standar operasional prosedur ialah untuk menjelaskan secara rinci kegiatan tugas dan pekerjaan yang dilakukan berulang kali di perusahaan.

Baca juga : Definisi Apresiasi

Dalam praktiknya, ada sejumlah tujuan SOP yang bermanfaat bagi operasi organisasi, yaitu:

1. agar dapat menjaga konsistensi kinerja atau kondisi tertentu, dan di mana pejabat dan lingkungan melakukan pekerjaan atau tugas tertentu
2. Memberikan pedoman atau referensi dalam pelaksanaan pekerjaan atau kewajiban bagi penyelia dan pekerja.s
3. Membantu untuk dapat menghindari sebuah kesalahan, konflik, keraguan, duplikasi dan pemborosan, dalam pelaksanaan pekerjaan.
4. Berikan ukuran atau parameter untuk menilai kualitas pekerjaan atau layanan
5. Memberikan jaminan penggunaan semua sumber daya secara efektif dan efisien
6. Jelaskan urutan dan alur kerja, wewenang dan tanggung jawab pejabat terkait.
7. Tentunya juga sebagai bahan atau dokumen yang memberi penjelasan dan evaluasi proses implementasi pekerjaan jika terjadi praktik buruk atau kesalahan administrasi.
8. Untuk dokumen yang dapat digunakan dalam kegiatan pelatihan pekerja
9. Menjadi dokumen historis jika ada SOP yang direvisi dan ganti dengan yang baru.

Fungsi SOP / Prosedur operasi standar

Setelah memahami arti dari SOP dan tujuannya, tentu saja, kita juga perlu mengetahui apa fungsi dari Prosedur Operasi Standar. Ini adalah beberapa fungsi SOP:

Baca juga : Daftar Riwayat Hidup

1. Membantu memfasilitasi pekerjaan karyawan atau tim / unit kerja
2. SOP sendiri bisa berfungsi sebagai dasar hukum yang kuat jika terjadi penyimpangan
3. SOP sendiri bisa bekerja untuk memberikan pengetahuan tentang hambatan yang akan dihadapi dan dialami karyawan
4. SOP dapat memberi arahan kepada karyawan untuk menjaga disiplin di tempat kerja.
5. Berfungsi sebagai panduan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas.

Manfaat standar operasional prosedur / SOP

Sebagai panduan kerja, tentu saja, SOP memiliki peran penting dalam perusahaan, terutama untuk digunakan sebagai dasar bagaimana anggota perusahaan harus melakukan pekerjaan mereka. Berikut ini adalah beberapa manfaat SOP yang meliputi:

Baca juga : Contoh Surat Penawaran

• Untuk dapat kurangi dan meminimalkan kesalahan maupun kelalaian karyawan ketika menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan karena SOP nantinya memang akan bertindak sebagai standar perusahaan.
• Dokumen SOP berisi pedoman kerja bagi karyawan sehingga dapat membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen.
• Membantu untuk dapat meningkatkan tanggung jawab.
• Buat ukuran kerja standar dan menjadi referensi untuk mengevaluasi kinerja karyawan.
• Membantu karyawan baru untuk beradaptasi lebih cepat dengan pekerjaan mereka.
• Hindari tugas yang tumpang tindih.
• Membantu menyelesaikan pekerjaan secara konsisten

Prinsip-prinsip SOP

Adapun pengacuan dari pengertian SOP, ketika menerapkan prosedur operasi standar di suatu perusahaan, maka perlu untuk mematuhi prinsip-prinsip SOP berikut:

Konsistensi

Karena tujuannya adalah sebagai panduan kerja, SOP harus dilakukan dan diterapkan secara konsisten dari waktu ke waktu dan oleh siapa pun dalam kondisi apa pun.

Komitmen

SOP harus dipatuhi dan diimplementasikan dengan komitmen penuh, baik untuk karyawan maupun pejabat perusahaan.

Peningkatan berkelanjutan

SOP tidak kaku, karena harus dibuka dengan perbaikan untuk membentuk prosedur yang lebih efektif dan efisien.

Mengikat

Walaupun memang SOP bersifat dinamis menuju peningkatan, dalam praktiknya, SOP mengikat siapa saja. Pekerjaan atau tugas harus diselesaikan sesuai dengan prosedur yang telah ditulis dalam SOP.

Setiap elemen memiliki peran penting

SOP berisi peran penting setiap karyawan sehingga jika ada karyawan yang tidak menjalankan perannya dengan benar, itu dapat mengganggu proses lainnya.

Didokumentasikan

Semua prosedur yang tercantum dalam SOP harus didokumentasikan dengan baik sehingga dapat digunakan sebagai referensi untuk anggota lain yang membutuhkannya.

Baca juga : Contoh Surat Kuasa

Di atas adalah ulasan mengenai pemahaman SOP, manfaat dan prinsip dasar dalam bisnis, prinsip, tujuan dan jenis SOP. Perlu diingat bahwa SOP harus dievaluasi setidaknya setiap enam bulan sekali untuk menentukan tingkat efisiensi SOP. Saya harap ini bermanfaat.